Efektywne planowanie tras to jedno z kluczowych zadań spedytora. Od właściwego ułożenia przejazdu zależy czas realizacji, koszty transportu i zadowolenie klienta. Z kolei błędne kalkulacje mogą prowadzić do strat finansowych i utraty reputacji.
W tym wpisie pokażemy, jak krok po kroku planować trasy transportowe i jak dokładnie obliczać koszty, aby każde zlecenie było opłacalne.
Dlaczego planowanie tras jest tak ważne?
Oszczędność czasu – dobrze zaplanowana trasa skraca czas przejazdu.
Oszczędność kosztów – optymalizacja pozwala zmniejszyć wydatki na paliwo i opłaty drogowe.
Bezpieczeństwo – uwzględnienie przepisów o czasie pracy kierowcy i ograniczeń drogowych.
Profesjonalizm – klienci oczekują punktualności i przewidywalności.
Jakie czynniki brać pod uwagę przy planowaniu trasy?
1. Odległość i czas przejazdu
Najprostszy, ale nie zawsze decydujący czynnik. Krótsza trasa nie zawsze oznacza szybszą – znaczenie mają korki, roboty drogowe czy granice.
2. Opłaty drogowe i winiety
W wielu krajach transport ciężarowy podlega dodatkowym opłatom (np. viaTOLL, winiety). Ich nieuwzględnienie może zniweczyć cały zysk ze zlecenia.
3. Koszty paliwa
To największy składnik kosztów. Różnice w cenach paliwa między krajami mogą być kluczowe dla opłacalności.
4. Przepisy o czasie pracy kierowcy
Kierowca nie może jechać bez przerwy – przepisy dokładnie określają maksymalny czas jazdy i wymagane pauzy.
5. Rodzaj ładunku
Towary ADR, chłodnicze czy ponadgabarytowe wymagają specjalnych tras i zezwoleń.
Jak obliczać koszty transportu?
1. Koszty stałe
- amortyzacja pojazdu,
- ubezpieczenia,
- wynagrodzenie kierowcy,
- serwis i przeglądy.
2. Koszty zmienne
- paliwo,
- opłaty drogowe i winiety,
- parkingi i promy,
- koszty dodatkowe (np. opłaty celne, dokumenty).
3. Marża spedytora
To kluczowy element – musi być realna i konkurencyjna. Za niska → brak zysku, za wysoka → utrata klienta.
Narzędzia do planowania tras i kosztów
PTV Map&Guide – profesjonalne planowanie tras z kosztorysem.
Google Maps – dobre do wstępnych kalkulacji.
Trans.eu / Timocom – giełdy z opcjami szacowania odległości.
Excel – klasyczny arkusz do wyliczeń kosztów.
Najczęstsze błędy początkujących spedytorów
1. Planowanie tylko „na oko” bez sprawdzania opłat drogowych.
2. Brak uwzględnienia kosztów przestoju i pauz.
3. Zbyt niska marża przy kalkulacji ceny dla klienta.
4. Ignorowanie zmiennych cen paliwa.
5. Brak planu B w razie awarii czy korków.
Case study – prosta kalkulacja
- Załóżmy, że mamy trasę Warszawa – Hamburg (850 km).
- Paliwo: 32 l/100 km × 850 km = 272 l × 6,50 zł = 1768 zł
- Opłaty drogowe: ok. 400 zł
- Wynagrodzenie kierowcy (średnio na trasę): 600 zł
- Koszty dodatkowe: 200 zł
- Razem: 2968 zł
Dodając marżę spedytora (np. 15%), cena dla klienta wynosi ok. 3413 zł.
Planowanie tras i kosztów to fundament pracy spedytora. To właśnie od tych decyzji zależy rentowność zlecenia i satysfakcja klienta.
Najlepszym sposobem, by nauczyć się tego w praktyce, są warsztaty i symulacje w D&K Logistic Start, gdzie ćwiczymy realne zlecenia krok po kroku.
Chcesz nauczyć się planowania tras i kosztów w praktyce?
Zapisz się na szkolenie „Planowanie tras i kosztów”